Cases
Frustration
- De informatie moeten sprokkelen uit verschillende bronnen (mails, docs, xls, …)
- Ze een gevecht moeten leveren om het in het gewenste (uniforme) formaat te krijgen
- Er verschillende revisies moeten gebeuren om de “juiste” versie te hebben
Origin
- Informatie moet correct en tijdig worden ingevoerd:
- De nodige processen zijn in plaats
- Iedereen weet welke informatie hij/zij (minimaal) moet invoeren en waarom
- De systemen waarin ze worden ingevoerd zijn met elkaar verbonden of de informatie kan samengebracht worden
- De rapporten zijn doordacht, beantwoorden aan de noden en aangepast het doelpubliek, zowel qua
- Vorm als
- Inhoud
Solution
- Processen (voor het verzamelen van de inhoud)
- Zijn ze eenvoudig genoeg?
- Zijn ze gekend?
- Worden ze gevolgd?
- Tools (die data bevatten én rapporteringstools)
- Zijn ze eenvoudig genoeg?
- Zijn ze gekend?
- Worden ze gebruikt?
- Rapporten
- Is de vorm aangepast aan het doelpubliek?
- Is de inhoud aangepast aan het doelpubliek?
Frustration
Veel informatie op verschillende locaties zorgt ervoor dat mensen vaak moeten klikken om alles gezien te hebben.
Origin
De oorzaak is vaak dat men bij het opzetten van systemen vertrekt vanuit het “technische” aspect en te weinig aandacht besteedt aan de user experience.
Solution
Bij het bepalen van de look & feel van een toepassing, starten we vanuit de gebruiker zelf; wie is de gebruiker? Wat is zijn kennis van de tool? Wie moet wat zien in welke rol? …
Op basis daarvan tekenen we de schermen en bepalen we welke informatie waar, wanneer en aan wie wordt getoond.
Voorbeeld. In een omgeving waar documenten verschillende fase van realisatie doormaken, tonen we de verschillende fases (horizontaal) en de verschillende documenten, met hun status (in opmaak, finaal, goedgekeurd, …).
Exerti biedt…
- Analisten (Business, Functioneel)
- Experten User Experience
- Technische uitvoerders (SharePoint, PowerApps, PowerAutomate)
Frustration
Nog veel bedrijven hebben geen zicht op de lopende en toekomstige projecten; welke projecten lopen er op dit moment? Wat is de status van lopende projecten? Wie is waarmee bezig? Welke projecten willen we volgend jaar doen en is daar voldoende budget voor?
Dit leidt tot een aantal frustraties, omdat:
- Men aan de verschillende projectleiders moet vragen wat de status van een project is
- De projectleiders veel tijd steken in het maken van rapporten
Het moeilijk is te voorzien welke budgetten en resources voor volgend jaar te voorzien
Origin
De oorzaak hiervan kan onder andere gezocht worden bij de processen en methodologie die niet gekend of gewoonweg niet aanwezig zijn. Een andere oorzaak is vaak ook het ontbreken van een gebruiksvriendelijke centrale tool waarin de informatie over projecten en hun opvolging kan ingevoerd worden. Waardoor informatie versnipperd is en het veel werk vraagt ze samen te voegen tot een standaard rapport.
Solution
Uitgetekende processen, een gebruiksvriendelijke centrale tool waarin de informatie zit die nodig is voor rapportering én die aangepast is aan de project management maturiteit van het bedrijf, een degelijke opleiding in methodologie én tools.
Het invoeren van een centrale tool, laat toe dat statusrapportering en overzichten dan met één klik worden gegenereerd, zonder tussenkomst van de project manager.
Exerti biedt …
- Analisten (Business, Functioneel)
- Specialisten project management processen en methodologie
- Technische uitvoerders (Project Online, SharePoint, PowerApps, PowerAutomate)
