Cas
Frustration
Chaque jour/chaque semaine, les femmes et les hommes passent des heures à dresser des rapports parce qu’ils :
- doivent collecter les informations à partir de différentes sources (mails, documents, xls...) ;
- doivent se battre pour les obtenir dans le format (uniforme) souhaité ;
- doivent procéder à plusieurs révisions pour obtenir la « bonne » version.
Alors que le reporting devrait être un résultat généré automatiquement sur la base d’informations saisies dans un ou plusieurs systèmes par les différentes personnes concernées. Si chacun saisit l’information au moment où elle est disponible, un rapport peut être produit en un clic et donc sans aucune seconde de travail. Cela signifie aussi qu’il n’y a qu’une seule vérité, la vraie.
Origine
Les conditions de base ne sont pas remplies :
- Les informations doivent être saisies correctement et en temps utile :
- Les processus nécessaires sont mis en place.
- Chacun sait quelles informations il doit saisir (au minimum) et pourquoi.
- Les systèmes dans lesquels ils sont saisis sont reliés ou les informations peuvent être rassemblées.
- Les rapports sont bien pensés, répondent aux besoins et sont adaptés au public cible, tant en termes de
- forme que de
- contenu.
Solution
Le reporting est notre point de départ : « Que voulez-vous retirer de vos données ? » et ensuite nous examinons :
- les processus (pour la collecte du contenu)
- Sont-ils suffisamment simples ?
- Sont-ils connus ?
- Sont-ils suivis ?
- les outils (qui contiennent des données ainsi que des outils de reporting)
- Sont-ils suffisamment simples ?
- Sont-ils connus ?
- Sont-ils utilisés ?
- les rapports
- La forme est-elle adaptée au public cible ?
- Le contenu est-il adapté au public cible ?
Frustration
En raison de la grande quantité d’informations disséminées en différents endroits, les utilisateurs doivent cliquer souvent pour tout voir.
Origine
Cette situation s’explique par l’approche souvent « technique » qui préside à la mise en place de systèmes. En d’autres termes, on ne prête pas assez d’attentions à l’expérience utilisateur.
Solution
Pour déterminer le look & feel d’une application, nous partons de l’utilisateur, autrement dit, nous nous demandons qui est l’utilisateur ? Quelle est sa connaissance de l’outil ? Qui doit voir quoi et dans quel rôle ? …
Sur cette base, nous créons les écrans et déterminons quelles informations sont affichées, où, quand et à qui.
Exemple : dans un environnement où les documents passent par différentes phases de réalisation, nous montrons les différentes phases (horizontalement) et les différents documents, avec leur statut (en préparation, final, approuvé...).
Exerti propose...
- Des analystes (Business, Fonctionnels)
- Des experts en expérience utilisateur
- Des exécutants techniques (SharePoint, PowerApps, PowerAutomate)
Frustration
De nombreuses entreprises n’ont toujours pas une vue précise sur les projets en cours et à venir ; quels sont les projets déployés pour le moment ? Quel est l’état d’avancement des projets en cours ? Qui s’en charge ? Quels projets voulons-nous réaliser l’année prochaine et disposons-nous d’un budget suffisant pour ce faire ?
Cette situation génère un certain nombre de frustrations, car :
- il faut demander aux différents chefs de projet quel est le statut d’un projet ;
- les chefs de projet passent beaucoup de temps à dresser des rapports ;
- il est difficile de prévoir les budgets et les ressources à prévoir pour l’année prochaine.
Origine
Cette situation s’explique, entre autres, par l’ignorance, voire l’absence, des processus et de la méthodologie. Une autre cause est souvent l’absence d’un outil central convivial dans lequel les informations sur les projets et leur suivi peuvent être saisies. Résultat : les informations sont morcelées et leur combinaison dans un rapport standard exige beaucoup de travail.
Solution
Des processus bien définis, un outil central convivial contenant les informations nécessaires à l’établissement des rapports et adapté à la maturité de l’entreprise en matière de gestion de projets, une formation approfondie en matière de méthodologie et d’outils.
L’introduction d’un outil central permet de générer des rapports d’état et des aperçus en un seul clic, sans l’intervention du gestionnaire de projet.
Exerti propose…
- Des analystes (Business, Fonctionnels)
- Des spécialistes en processus et méthodologie de la gestion de projets
- Des exécutants techniques (Project Online, SharePoint, PowerApps, PowerAutomate)
